매입 매출 엑셀, 입력 장부 한 장으로 거래처별·월별 합계까지 맞추는 구조

매입 매출 엑셀은 입력 장부 하나, 보기 시트 여러 개로 나눕니다

매입 매출 엑셀을 처음 짜거나 다시 정리하려 한다면, 거래를 한 줄씩 적는 입력 장부 한 장을 두고 거래처별·월별 합계는 그 장부에서 뽑아 보는 구조를 권합니다. 매입 파일과 매출 파일을 따로 두거나, 거래처마다 시트를 따로 만들면 같은 거래를 여러 곳에 적게 되고 그만큼 숫자가 어긋날 자리가 늘어납니다.

이 글은 거래처에서 물건이나 재료를 사 오고(매입) 손님이나 거래처에 파는(매출) 내역을 엑셀로 직접 적는 사장님을 위한 내용입니다. 내려받은 양식을 쓰는데 합계가 안 맞는 경우, 거래처 한 곳과 얼마를 주고받았는지 한눈에 안 보이는 경우에 특히 해당됩니다.

아래에서는 공개된 양식들이 공통으로 어떤 시트를 갖추고 있는지 보고, 입력 장부를 적는 원칙, 합계를 뽑는 방법, 숫자가 맞는지 대조하는 방법 순서로 설명합니다.

공개된 매입매출 양식들의 공통 구성

네이버에서 이 검색어로 나오는 서식 사이트 양식들은 설명만 봐도 구성이 비슷합니다. 한 양식은 매입매출장, 일일내역서, 거래처원장을 묶은 통합관리 양식이라고 소개하며, 매입매출별·거래처별로 내역을 작성한 뒤 일일내역서, 거래처원장, 월별합계, 거래처별현황 등으로 관리한다고 적고 있습니다.

규모가 더 큰 양식에는 손익계산, 견적서, 거래명세서, 세금계산서, 계산서가 붙어 있고, 수익금액 산출·수금지급·재고관리를 함께 담았다고 소개하는 양식도 있습니다. 매출만 따로 요일별, 시계열, 항목별로 보여 주는 대시보드 서식도 검색됩니다.

겉모습은 달라도 뼈대는 두 층입니다. 거래를 적는 입력 시트(매입매출장)와, 그 기록을 날짜·거래처·월 기준으로 다시 묶어 보여 주는 보기 시트(일일내역서, 거래처원장, 월별합계, 거래처별현황)입니다. 견적서나 재고관리는 그 위에 얹는 추가 기능이라, 가게에 필요 없는 것은 처음부터 빼고 시작해도 됩니다.

매입·매출은 모두 매입매출장 한 곳에 적고, 오른쪽 시트들은 그 장부를 날짜·거래처·월로 묶어 읽기만 합니다. 오른쪽 합계가 다르면 매입매출장부터 보세요.

입력 장부(매입매출장)는 한 줄에 거래 하나로 적습니다

보기 시트는 모두 입력 장부를 읽어서 만들어지기 때문에, 입력 장부가 흐트러지면 나머지가 함께 틀어집니다. 원칙은 한 줄에 거래 하나, 한 칸에 값 하나입니다. 열은 날짜, 구분, 거래처, 품목, 수량, 금액 정도로 시작하고, 구분 칸에는 '매입' 또는 '매출'만 적습니다.

매입과 매출을 시트 두 개로 나누지 않고 구분 칸을 두는 이유는 거래처 단위로 볼 때 편하기 때문입니다. 같은 거래처와 사고판 내역이 한 장에 있으면 필터 한 번으로 그 거래처만 모아 볼 수 있습니다. 매입만, 매출만 보고 싶을 때도 구분 칸 필터로 충분합니다.

피하면 좋은 습관도 있습니다. 중간에 '소계' 줄을 끼워 넣는 것, 셀을 병합하는 것, 같은 거래처를 띄어쓰기나 '(주)' 표기만 다르게 적는 것입니다. 사람 눈에는 같은 거래처여도 엑셀은 글자가 다르면 다른 값으로 셉니다. 거래처 이름을 별도 목록으로 만들어 두고 데이터 유효성 검사의 목록 기능으로 골라 넣게 하면 표기가 갈리는 일을 줄일 수 있습니다.

거래처별·월별 합계는 입력 장부에서 뽑아 씁니다

거래처원장이나 월별합계를 손으로 따로 적으면 같은 숫자를 두 번 입력하는 셈입니다. 한쪽만 고치고 다른 쪽을 잊으면 그때부터 두 시트가 다른 말을 합니다. 그래서 보기 시트는 입력 장부를 조건별로 더하는 수식이나 피벗 테이블로 만들어 두는 것이 안전합니다.

예를 들어 거래처별현황은 '거래처가 이 이름이고 구분이 매출인 금액의 합', 월별합계는 '날짜가 이 달 안이고 구분이 매입인 금액의 합'을 구하는 식입니다. 엑셀에서는 여러 조건을 걸어 합계를 내는 SUMIFS 함수가 이런 용도로 널리 쓰입니다. 같은 기간의 매출 합계에서 매입 합계를 빼면 양식들이 '수익금액'이라고 부르는 값에 해당하는 숫자를 볼 수 있습니다.

거래처원장은 거래처 한 곳의 거래를 날짜순으로 늘어놓은 시트입니다. 입력 장부에서 거래처 필터를 거는 것만으로 기본 형태는 나옵니다. 받을 돈과 줄 돈(수금·지급)까지 보고 싶다면 입력 장부에 결제 여부나 결제일 칸을 하나 더 두는 방식으로 넓힐 수 있습니다.

합계가 맞는지 대조하는 세 가지

장부를 만들었거나 받은 양식을 쓰고 있다면, 숫자가 서로 맞는지 세 가지를 대조해 보세요. 첫째, 거래처별현황의 매출 합계를 모두 더한 값과 입력 장부의 매출 전체 합계를 비교합니다. 두 값이 다르면 거래처 목록에 없는 이름, 즉 표기가 다르게 적힌 거래처가 장부에 섞여 있을 가능성이 큽니다.

둘째, 월별합계를 열두 달 모두 더한 값과 입력 장부의 1년치 합계를 비교합니다. 여기서 차이가 나면 날짜 칸에 날짜가 아니라 글자로 들어간 줄이 있을 수 있습니다. 엑셀은 따로 정렬을 바꾸지 않았다면 숫자와 날짜를 오른쪽에, 글자를 왼쪽에 붙여 보여 주므로, 날짜 칸에서 혼자 왼쪽에 붙은 값이 먼저 살펴볼 후보입니다.

셋째, 구분 칸에 필터를 열어 '매입'과 '매출' 말고 다른 값이 있는지 봅니다. 뒤에 띄어쓰기가 붙은 '매출 '도 조건 합계에서는 빠집니다. 세 가지가 모두 맞으면 장부 안의 계산끼리는 어긋나지 않는다고 볼 수 있습니다. 다만 장부 숫자가 통장·카드 내역이나 실제 발행한 계산서와 일치하는지는 이 대조로 알 수 없으니 따로 맞춰 봐야 합니다.

받은 양식이 가게와 맞지 않을 때 판단할 것

공개 양식은 여러 업종이 쓰도록 만든 것이라 가게 방식과 딱 맞지 않을 수 있습니다. 실제로 한 엑셀 양식 판매 페이지 후기에는 장부 관리용으로 커스터마이징을 많이 바꿔서 쓰고 있다는 글이 남아 있습니다. 양식을 그대로 쓸지 고쳐 쓸지는, 먼저 이 장부로 무엇을 보고 싶은지 정한 뒤에 판단하는 것이 순서입니다. 거래처별 받을 돈인지, 달마다 남는 금액인지, 재고 수량인지에 따라 입력 장부에 필요한 칸이 달라집니다.

양식을 고칠 때는 열을 끼워 넣거나 시트 이름을 바꾸는 순간을 조심해야 합니다. 보기 시트의 수식이 정해진 범위만 바라보고 있으면, 새로 넣은 열이나 범위 아래에 적은 줄이 합계에서 빠질 수 있습니다. 고친 뒤에는 앞의 세 가지 대조를 다시 해 보는 것이 가장 확실한 확인 방법입니다.

대조에서 차이가 계속 나는데 원인을 찾기 어렵거나, 매달 같은 정리를 손으로 반복하고 있다면 엑셀 수리나 엑셀 자동화를 맡기는 것도 방법입니다. 이때 어떤 합계와 어떤 합계가 얼마나 다른지 대조 결과를 함께 전하면 고칠 범위를 빨리 좁힐 수 있습니다. 세금 신고에 이 장부를 어떻게 활용할지는 세무 담당자와 따로 확인하시길 권합니다.

사장님이 직접 확인할 체크 항목 1개

쓰고 계신 매입 매출 엑셀에서 거래처별 매출 합계를 모두 더한 값과, 입력 장부(매입매출장)의 매출 전체 합계를 나란히 적어 비교해 보세요. 두 숫자가 같으면 거래처 표기는 일단 맞게 들어가 있다는 뜻입니다. 다르다면 같은 거래처가 띄어쓰기나 '(주)' 표기만 다르게 적혀 합계에서 빠져 있을 가능성이 크니, 입력 장부의 거래처 칸 필터를 열어 비슷한 이름이 둘 이상 있는지 살펴보세요.

점검은 무료, 새 기능은 견적부터

개바리는 쓰고 계신 매입 매출 엑셀의 합계가 어디서 어긋나는지 찾아 수식과 장부 구조를 고치는 일을 매달 무료 수정 1건으로 먼저 해 드립니다. 홈페이지 주소만 알려 주시면 됩니다. 기능을 새로 붙이는 작업은 시작하기 전에 금액을 확정해서 말씀드립니다.

자주 묻는 질문

매입과 매출은 시트를 따로 나누는 게 좋나요?

한 장의 입력 장부에 '구분' 칸을 두고 매입·매출을 함께 적는 편이 관리하기 쉽습니다. 같은 거래처와 사고판 내역을 필터 한 번으로 모아 볼 수 있고, 매입만 또는 매출만 보고 싶을 때도 구분 칸 필터로 나눠 볼 수 있습니다.

거래처별 합계를 다 더했는데 전체 매출 합계와 안 맞아요.

같은 거래처가 띄어쓰기나 '(주)' 표기만 다르게 적혀 있으면 엑셀은 다른 거래처로 셉니다. 입력 장부의 거래처 칸 필터를 열어 비슷한 이름이 둘 이상 있는지 보고, 거래처 목록을 만들어 골라 넣도록 바꾸면 같은 일이 반복되는 것을 줄일 수 있습니다.

월별합계가 1년 전체 합계보다 작게 나와요.

날짜 칸에 날짜가 아닌 글자로 들어간 줄이 있으면 월 조건에 걸리지 않아 빠질 수 있습니다. 정렬을 따로 바꾸지 않았는데 날짜 칸에서 왼쪽에 붙어 보이는 값을 먼저 살펴보세요.

인터넷에서 받은 매입매출 양식을 그대로 써도 되나요?

공개 양식은 여러 업종을 위해 만든 것이라 가게에 필요 없는 시트가 있거나 필요한 칸이 없을 수 있습니다. 고쳐 쓰는 경우 열을 끼워 넣으면 수식 범위 밖으로 빠지는 줄이 생길 수 있으니, 고친 뒤 거래처별·월별 합계가 전체 합계와 맞는지 다시 대조하세요.